Adjoint(e) Exécutif(tive)

ADJOINT(E) EXÉCUTIF(TIVE)

Constructions HDF est une entreprise familiale spécialisée dans l’entretien et la réhabilitation de chaussées depuis plus de 65 ans. Portée par une équipe engagée, elle réalise des projets d’envergure partout au Québec et se distingue par son savoir-faire, sa fiabilité et sa volonté constante d’évoluer.

Sous la responsabilité de la direction, l'adjoint(e) exécutif(ve) joue un rôle clé dans le soutien administratif, organisationnel et opérationnel de la direction. La personne en poste agit comme un véritable pilier dans la coordination des activités quotidiennes, le suivi des priorités et l’amélioration continue des processus internes.

VOS RESPONSABILITÉS AU QUOTIDIEN

En tant qu'adjoint(e) exécutif(ve), votre contribution sera essentielle. Au quotidien, vos principales responsabilités incluront :

• Soutenir la direction générale et le président dans les dossiers stratégiques et les activités administratives courantes.
• Gérer l’agenda, les priorités, les communications et les rappels de la direction générale et du président.
• Assurer les suivis d’avancement auprès des différents intervenants internes et externes en lien avec la planification stratégique et les plans d’actions.
• Assurer la communication et la collaboration avec les relations d’affaires, partenaires, clients, fournisseurs, employés en s'assurant de la qualité de l'information transmise.
• Filtrer les appels, courriels et le courrier de la directrice générale, collecter les informations pertinentes et obtenir les approbations requises.
• Planifier, organiser et coordonner les réunions, rendez-vous, appels conférence, déplacements professionnels et rencontres d’affaires, incluant la réservation de salles et équipements.
• Rédiger, réviser et assurer le suivi de diverses correspondances (lettres, courriels, communiqués), documents administratifs, comptes rendus, analyses, rapports, plans et présentations.
• Préparer la documentation nécessaire aux rencontres et aux dossiers en cours, créant et organisant les contenus de présentation (électronique ou papier).
• Demeurer informé(e) des activités opérationnelles de l'entreprise et de ses compagnies apparentées et assurer la transmission des informations pertinentes.
• Participer à la mise à jour et à l’amélioration des procédures, politiques et outils administratifs.
• Optimiser les systèmes de classement numérique et papier de la directrice.
• Accueillir les visiteurs et assurer certaines responsabilités liées à la réception (gestion des appels téléphoniques, réception, tri et suivi du courrier, courriels, messages et commandes).
• Effectuer toute autre tâche connexe afin de soutenir efficacement la direction et l’équipe.

PROFIL RECHERCHÉ

Nous recherchons un(e) candidat(e) dont le parcours et les compétences répondent aux critères suivants :

Exigences indispensables :

• Baccalauréat dans une discipline pertinente au poste, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Deux (2) à trois (3) ans d’expérience dans un poste similaire en soutien à la haute direction, notamment auprès d'un président ou membre de la haute direction d’une entreprise.
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit.
• Bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l'écrit.
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, OneNote, PowerPoint) et agilité avec les outils informatiques (incluant Office 365 et la gestion d'agenda électronique).
• Aisance à gérer les priorités, les suivis et les communications dans un environnement actif.
• Faire preuve d’une grande discrétion et d’un respect absolu de la confidentialité.
• Démontrer une grande autonomie et de la rigueur dans le suivi des dossiers et des mandats.
• Avoir un sens naturel de l’organisation, de la planification et de l’identification des priorités.
• Posséder de solides compétences interpersonnelles et l'habileté à communiquer avec tact et diplomatie.
• Démontrer un haut niveau de professionnalisme.
• Être orienté(e) vers l’action et l’atteinte de résultats.
• Capacité à travailler sous pression et à garder son sang-froid.

Atouts appréciés :

• Une formation en bureautique, secrétariat ou administration.
• Connaissance du logiciel Acomba.
• Expérience dans un environnement de PME, de construction ou d’entreprise familiale.
• Capacité à participer activement à l’amélioration de procédures et d’outils administratifs.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ET CONDITIONS

En choisissant Constructions HDF, vous intégrerez un environnement où :

• Le poste est basé en présentiel, favorisant le travail d'équipe et la collaboration étroite avec la direction.
• Vous évoluerez au sein d'une entreprise familiale bien établie, en croissance continue, où la rigueur, la confidentialité et le sens des responsabilités sont des valeurs essentielles.
• Vous ferez partie d'une équipe engagée, dans une ambiance humaine et une culture de collaboration.
• L'horaire est déterminé et stable, respectant la conciliation travail-famille et l'équilibre vie professionnelle/personnelle, avec des soirées généralement libres.
• Nos bureaux sont neufs, offrant de beaux espaces lumineux et une cafétéria moderne.

Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes. Nous attendons une personne rigoureuse, lucide et débrouillarde, capable d'être un véritable bras droit pour la direction.

CE QUE CONSTRUCTIONS HDF OFFRE

Constructions HDF reconnait l'importance de ses collaborateurs et ils s'engagent à vous offrir un environnement de travail stimulant et des avantages compétitifs :

• Un salaire compétitif, entre 60 000 $ et 75 000 $ annuels, selon votre expérience et vos qualifications.
• Assurance collective complète (incluant assurance voyage, soins de la vue, assurance invalidité longue durée et assurance vie) et régime de retraite avec cotisation de l’employeur, après 3 mois.
• Vacances et congés payés, incluant la possibilité de profiter de deux semaines durant la période des Fêtes.
• Congés payés après 1 année de service.
• Formations payées et accompagnement personnalisé pour développer vos compétences.
• Activités sociales (au moins 3 par an) et ambiance de travail conviviale, avec un esprit d’équipe engagé.
• Équilibre travail-vie personnelle respecté, avec des soirées libres et un horaire déterminé et stable.
• Régime de retraite (REER RPDB) avec cotisation de 1 à 1,5%.
• Ordinateur portable fourni.
• Reconnaissance des années de service.
• Kilométrage payé si déplacements hors de l'entreprise.
• Accès aux transports collectifs.
• Allocation vêtements de 200 $.
• Accès à une salle d'entraînement à moins d'1 km.
• Un rôle stimulant et valorisant avec de réels défis et un impact direct sur l'organisation, ainsi que de belles possibilités d’avancement au sein de cette entreprise familiale solide et en croissance.

POSTULEZ DÈS AUJOURD'HUI!

Si ce défi vous intéresse et que vous correspondez au profil recherché, n'hésitez pas à nous faire parvenir votre candidature. Nous avons hâte de vous rencontrer et de discuter de cette opportunité passionnante!